GTD

Outro dia li um comentário em um site que dizia:

"Não suporto usar GTD. Se for algo realmente importante, eu vou lembrar".

Tenho usado GTD nos últimos meses. Estou me adaptando. Na minha visão, o método e ótimo, como o método apresentado pelo Stephen Covey, o BSC pessoal e tantos outros. O mais difícil em qualquer dos métodos que se vá utilizar, com certeza é a disciplina.

Disciplina para escrever tudo para limpar a mente como explica David Allen no método GTD, priorizar as atividades, classificar as atividades por tipo, como recomenda o método do Stephen Covey, enfim. Sentimo-nos impelidos a executar, ao invés de planejar, priorizar e só depois executar. Afinal, ao inves de anotar que tenho que fazer uma ligação, porque não já pegar o telefone e fazê-la, certo?

Porque eu posso estar deixando de me concentrar em uma tarefa prioritária e de maior importaância, quando talvez a ligação pudesse esperar.

Todos os gurus de administração do tempo, avisam que adiquirir a disciplina é a parte mais dificil.

Brian Tracy propõe uma espécie de preparação psicológica, como por exemplo repetir várias vezes a frase "Eu gerencio bem o meu tempo". Segundo ele, precisamos antes de mais nada acreditarmos que queremos gerenciar bem nosso tempo. Ou ainda, ele recomenda que toda vez que voce perceber que está se "sabotando", ou seja, fugindo do seu objetivo principal para executar tarefas menos prioritárias e menos importantes, repetir para si mesmo várias vezes : "De volta para o trabalho".

Enfim, são vários os métodos e estratégias para conseguir administrar esse bem tão precioso que é o seu tempo. O importante é ter a consciência de que precisa e pode adiministrar melhor o tempo, para tirar maior proveito dele e consequentemente, viver melhor. Quanto aos métodos e estratégias, acho interessante ler a respeito, coletar e reunir informações e depois, adaptar o método ou estratégia à sua rotina, ao seu modo de vida.

Devem ser usados como guias e não como credos. Certamente são excelentes guias que podem ser adaptados, porque foram alvo de muita pesquisa e são métodos extensivamente testados e utilizados por milhares de pessoas em todo o mundo.

Vale a pena adotar um a adaptar ao seu padrão.

Um abraço e até o próximo post.

Technorati Marcas: Produtividade Pessoal,GTD,Tempo,Disciplina

Planejando 2009

Chegamos no final de mais um ano. Geralmente, nessa época pensamos nas realizações alcançadas no ano, o que poderia ter sido melhor, o que deveriamos e o que não deveriamos ter feito. Então começamos a fazer planos para o ano seguinte.

Planos?

A maioria das pessoas que conheço revela e que chamo de "Desejos", como se fossem planos. Ouço coisas do tipo :

• No próximo ano, quero trocar de carro
• No próximo ano, vou melhorar meu inglês.
• No próximo ano, vou ler mais

Só para citar exemplos simples e cotidianos do que muita gente chama de planos e que eu particularmente, entendo como desejos.

Isso seria mais parecido com um plano :

• No proóximo ano, vou trocar meu carro por outro, modelo XYZ da marca ABC, ano 2008. Para isso, além de vender meu carro atual, que tem um valor de mercado de X, vou utilizar meu 13o. e Y% do meu dinheiro aplicado em investimentos. Pretendo trocar de carro em Abril, em função de haverem melhores oportunidades de aquisição nessa época.
• No próximo ano, vou atingir nível avançado em conversação na lingua inglesa. Para isso, pretendo dedicar no minimo 1 hora por dia, 5 dias por semana e contratar um professor particular para fazermos aula prática de conversação pelo menos 2 vezes por semana.

Isso ainda não é um plano, mas é algo muito mais próximo disso que o exemplo anterior.

Tão importante quanto estabelecer as metas e objetivos para o próximo ano, é estabelecer os indicadores que o ajudarão a medir se os objetivos estão ou não sendo alcançados e os pontos de controle, ou seja, revisar as metas e objetivos pelo menos a cada trimestre para a aplicação de possiveis correções de rota. Depois e só aplicar o velho e bom PDCA (Plan, Do, Check, Act).

Não sabe o que e PDCA?

Bom, isso é assunto para um outro post.

Prometo colocar aqui, um exemplo simples de planejamento pessoal, ainda em Janeiro de 2009, ok?

Um abraço e até o próximo post.

Technorati Marcas: Planejamento,Plano,Metas,Objetivos

Presente de Fim de Ano

 Aqui vai uma dica preciosa. Quem tem ou teve Palm, deve conhecer um dos melhores softwares para controle de tarefas, reuniões, etc. Este software é o Iambic Agendus. Acredito, que é o mais próximo que se tem do Outlook, no Palm ou no Pocket PC.

Estou usando um Pocket PC, o HTC TyTn II. A duas semanas atrás, resolvi comprar o Agendus para gerenciar meus compromissos no celular. Entrei no site e na hora de fechar a compra, desisti. Ai veio a minha surpresa. Uma janela pop-up me alertava para naão desistir, pois se eu comprasse um produto em um dos parceiros do site, ganharia o software de graça. Pensei...talvez valha a pena checar isso.

Verifiquei a lista de parceiros e dentre eles estava o site www.estacaodovinho.com.br. Como sou um apreciador de vinhos, resolvi testar a promoção.

O software custa U$ 25,00, ou cerca de R$ 60,00. A regra era que tinha que comprar pelo menos R$ 60,00, pagar no cartão de crédito e não cancelar a compra antes do vencimento da fatura. Comprei 2 garrafas de vinho, no valor de R$ 84,00 e logo em seguida recebi um e-mail com endereço para download do software e com o número de série para ativação. Achei uma excelente idéia de cross selling (Venda Cruzada). Comprei 2 garrafas de bom vinho e ganhei o software que eu queria.

Dica de ouro para se presentear no fim do ano.

Um abraço e até o próximo post.

Heróis Brasileiros

Estou lendo um livro do Stephen Covey, chamado a grandeza de cada dia. Excelente livro. Cita vários exemplos de pessoas, famosas ou não, que inspiram pela sua história, pelo seu exemplo de vida. Ao comentar sobre ele com a minha esposa, ela me fez uma pergunta absolutamente inesperada.

E os nossos exemplos?

Será que não temos aqui no Brasil, histórias tão inspiradoras quanto essas?

Quem são nossos heróis afinal?

Essas perguntas ecoaram na minha mente e me fizeram refletir.

Será que não temos heróis ou simplesmente não damos a mínima pra eles?

Porque preferimos sempre os importados?

Será que fomos condicionados a isso?

Não acredito. Eu particularmente conheco histórias de brasileiros que são absolutamente inspiradoras.

Nosso povo tem histórias belíssimas que deveriam ser divulgadas, e não estou falando aqui de lamúrias não, pois certamente temos várias historias inspiradoras nos meios empresarial, esportivo, artistico, etc.

Acredito que o grande problema é que só tomamos conhecimento de alguns desses casos quando os mesmos tem algum destaque em programas de TV ou viram noticia em algum jornal. Não existe, pelo menos que eu conheça, algum projeto de divulgação desses "cases" brasileiros.

“Cases” como o do professor Vicente Falconi, do Camelô David e de tantos outros, que vez ou outra, canais de TV aberta como o TV Futura ou o TV Cultura divulgam, mas infelizmente, por não serem “comerciais” estes canais tem pouquíssima audiência e lutam para sobreviver.

Taí, vou encampar essa bandeira. Vou pesquisar e procurar divulgar aqui, cases e histórias inspiradoras de brasileiros, pessoas comuns que podem nos passar tantas lições no dia a dia pela sua história de vida e pelo exemplo.

Quem tiver alguma história para publicar, peço a gentileza de me enviar que publico.

Um abraço e até o próximo post.

GED Nordeste

Nos dias 30 e 31/07/2008, estive presente na feira GED Nordeste, realizada em Salvador-BA, pelo CENADEM.

A feira é pequena, mas oferece uma das únicas oportunidades dos usuários da região nordeste do pais, entrarem em contato com o que há de mais atual em tecnologias de ECM (Enterprise Content Management).

Os produtos apresentados na feira, eram produtos mais voltados para projetos de Imaging (Digitalização, indexação, OCR, etc.). Tive a oportunidade de ver uma demonstração dos novos modelos de scanners de microformas (Microfichas/Microfilmes) Flexscan, da NextScan, distribuidos no Brasil, pela Scansystems, bem como produtos de software da Readsoft e da TIS (Top Image Systems), para processamento de formulários, utilizando tecnologias de OCR.

Também haviam vários expositores com soluções voltadas para o setor público, que pelo que percebi, as empresa desse setor, são grandes usuárias de soluções de gestão de documentos, na região nordeste.

A feira propiciou bastante interação e troca de idéias entre os presentes, além de fomentar o networking. A proxima feira do setor, sera realizada em São Paulo, nos dias 9, 10 e 11 de Setembro, a INFOIMAGEM, tambem realizada pelo CENADEM, orgão que mais divulga e difunde os conceitos e tecnologias voltadas par a gestão do ciclo de vida de documentos, no Brasil.

Um abraço e até o próximo post.

Web 2.0

Outro dia, foi solicitada minha opinião a respeito dos impactos que a Web 2.0 causaria nos negócios tradicionais. Não sou nenhum especialista em Web 2.0, mas vou me arriscar a dar alguns palpites.

Primeiro vamos entender um pouco, o que é a famigerada Web 2.0

“Web 2.0 é a mudança para uma internet como plataforma, e um entendimento das regras para obter sucesso nesta nova plataforma. Entre outras, a regra mais importante é desenvolver aplicativos que aproveitem os efeitos de rede para se tornarem melhores quanto mais são usados pelas pessoas, aproveitando a inteligência coletiva.”

Esta definição está descrita na Wikipedia e o termo foi cunhado pelo americano Tim O'Reilly em 2004.

Exemplos clássicos de sites baseados na chamada Web 2.0, são :

• Facebook
• Google Maps
• Apontador
• Camiseteria
• Youtube

Estes sites, oferecem total interação do usuário com os serviços oferecidos, permitem reunir informações de vários sites em tempo real, numa mesma interface. Um dos exemplos fantásticos de utilização de produtos Web 2.0 para melhorar a interatividade dos usuários com o conteúdo publicado, é a ferramenta criada por um brasileiro, chamada boo-box, que permite colocar Tags em qualquer parte do texto e quando o usuário passa o mouse sobre essas tags, é exibido um box com descrição detalhada do que está escrito na tag, ou até mesmo uma propaganda, com produtos relacionados a mesma. Talvez, da lista acima, o site que mais se aproxima do conceito descrito no Wikipedia, é o Facebook. A intenção do seu criador/mantenedor, é transformara o site em uma plataforma para desenvolvimento de aplicativos, portanto, a ideia é disponibilizar o maior número de aplicações possíveis para os usuários e comunidades do Facebook.

Na minha singela opinião, essa nova onda que estão chamando de Web 2.0, trará mais e mais impacto na utilização de softwares e sites de colaboração, como redes sociais, sites de venda de produtos pela web, etc. No entanto, nos negócios tradicionais como bancos, seguradoras, etc, não acredito que hajam mudanças significativas nos seus sites. Não estou falando aqui, dos sites institucionais, pois, estes sim, devem sofrer alguma mudança, ainda que a meu ver, não significativa, mas sim, dos siste de transações onde o usuário tem que se logar para transacionar com a empresa. Isso por motivos óbvios, de segurança e performance.

Algumas empresas mais arrojadas, turbinarão suas intranets, permitindo a criação de Blogs e Wikis corporativos, como já acontece na IBM, HP e outras gigantes de TI, permitindo maior colaboração, troca de informação e consequentemente uma melhor gestão/administração do conhecimento, com suas intranets e portais integrados com ferramentas de ECM (Enterprise Content Management), armazenando, qualificando e classifacando todo esse conteúdo e transformando-o em conhecimento corporativo.

Sites de e-commerce como submarino e americanas.com, já oferecem bastante interatividade e informação cruzada de produtos, que facilitam bastante a vida do usuário, mas não acredito que os Internet banking, com os já tão conhecidos problemas de segurança, fraudes, ataques de hackers, tenham mudanças nesse sentido.

Enfim, essa é a minha opinião, da qual espero comentários e críticas, para que possa revisá-la e melhorá-la.

Um abraço e até o próximo post.

Gestão de Pessoas

Duas áreas da gestão me fascinam. São elas :

• Gestão de Pessoas
• Gestão da Comunicação

Me fascinam pelo simples fato de que apesar de serem áreas aparentemente comuns, por estarem absolutamente presentes no nosso cotidiano, oferecem complexidade, por tratar diretamente com o que existe de mais complexo e completo no universo : O ser humano.

Uma das coisas que mais me fascinam no meu dia a dia, é o aprendizado de observar, falar, servir, gerenciar e liderar pessoas.

Aliás, esse é um dos grandes dilemas da gestão de pessoas : Gerenciar ou Liderar.

Muito se tem escrito sobre as diferenças entre gerenciar ou liderar, com muitas coisas boas escritas a respeito e algumas até poéticas, como :

"Gerencie processos, lidere pessoas"

Ainda estou tentando compreender isso, nas situações do dia a dia. Entendo que um bom líder, geralmente, também é um bom gerente, mas nem sempre um bom gerente, é também um bom líder. A maioria dos gerentes, consegue entregar os resultados, em condições normais de "temperatura e pressão" e algumas vezes, até entregar os resultados em situações que oferecem alguma adversidade, mas em situações de crise, em ambientes de alta pressão, a grande maioria, não consegue "liderar" seus colaboradores para que passem pela turbulência, olhando com calma para o que está sendo feito e chegar do "outro lado", entregando os resultados esperados.

Considero como qualidades básicas de um líder, as seguintes características :

• Saber ouvir;
• Reconhecer os diferentes perfís em sua equipe e lidar com essas diferenças;
• Saber reconhecer os talentos;
• Ser bom observador;
• Comunicar-se de maneira clara e objetiva;
• Transmitir confiança e;
• Motivar, principalmente pelo exemplo

Essa não é a visão de um especialista, mas de um arguto observador de pessoas, no seu cotidiano.

E um bom gerente, que características tem ??

Ah! isso é assunto para um outro post.

Ps.: Gestão de comunicação também.

Um abraço e até o próximo post.

SmartPhones

Coisas do mundo moderno, que na minha simples vida de garoto da roça, do interior, jamais pensei em possuir. Hoje sou viciado nesses brinquedos eletrônicos fantásticos.

Utilizo meu celular pra tudo. Ata de reunião, post pro meu blog, trabalhos para o MBA, leitura de e-books, textos, artigos, etc.

Este texto que você está lendo, foi escrito no meu celular. Sou usuário de Palm Tops a 8 anos, e ja possuí vários modelos, sendo que esse e o primeiro modelo que tem como sistema operacional o Windows Mobile.

Procuro evitar ser tendencioso, mas sou. Ja tive vários modelos de Palm e celular, sendo que o meu último modelo de Palm, que ainda tenho, é o Palm T/X, que deu um problema ridículo no software de escrita, e pelo que ví em vários foruns, era de conhecimento do fabricante, que não corrigiu de propósito. De tanto tentar ajustar a escrita com a canetinha, danifiquei a tela e tive que pagar para trocá-la.

Tambem já utilizei um Smartphone com o sistema operacional Symbiam, da Nokia, mas nenhum deles tem as facilidades de integração do Windows Mobile. Enfim, estou apenas falando do meu novo brinquedinho, que me permite fazer tanta coisa, inclusive, fazer e receber ligações.

Um abraço e até o próximo post.

Microsoft Office Live

No post sobre gerenciamento de documentos, falei aqui sobre o Microsoft Office Live, que é muito bom, mas é voltado para usuário final. Testei um outro serviço da Microsoft que também é gratuito e chama-se Microsoft Office Live Small Business.

Este serviço premite, além do armazenamento de documentos, criar 100 contas de e-mail com 5GB de espaço cada, associar o seu espaço do Small Business na Web a um dominio personalizado, tipo "minhaempresa.com" a ainda oferece uma gama de aplicações gratuitas, para utilização no seu negócio. Abaixo alguns exemplos de aplicações disponibilizadas pelo Office Live Small Business 

Tem uma série de aplicações pré-configuradas, como :

• Asset Management (Gerenciamento de Ativos)
• Expenses (Controle de Despesas)
• Contact Management  (Gerenciamento de Contatos de Negócios)
• Products (Cadastro e Gerenciamento do portfolio de produtos)
• Opportunity Tracker (Acompanhamento de Oportunidades)

Só para citar os mais comuns, mas tem também Wiki, Blog, Time Manager (Gerenciamento do Tempo), etc.

Inicialmente, o serviço é gratuito para 5 usuários e tem 500MB de espaço livre para documentos e 50MB de espaço livre para armazenamento de informações. Pesquisei também os preços e são bem tentadoress, pois para comprar 1GB a mais de espaço, o preço é de U$ 4,95 mais impostos, por mês, bem como o preço para aquisição de novos usuários.

Para pequenas empresas é um serviço que oferece bastante recurso e com baixo nível de investimento, além de permitir criar um site personalizado com a "cara" da empresa.

Testei, gostei e recomendo.

Um abraço e até o próximo post.

Procrastinação

"Deixar pra amanhã, o que se pode fazer hoje"

 

Essa é a definição mais "popular" de procrastinação, embora muita gente não saiba da ligação entre o termo e a frase.

Procrastinar é o ato de protelar ou adiar as atividades/tarefas que temos para executar. Quem nunca procrastinou ou não procrastina, que atire a primeira pedra.

Procrastinar é exatamente o que estou fazendo a cerca de 18 meses. Desde que comecei meu MBA, meus professores começaram a alertar aos alunos que a melhor estratégia com relação ao trabalhao de conclusão do curso era começar a fazer o quanto antes, pois, embora pareça muito tempo, 1 ano após o término do curso, vai ficar apertado. Na verdade o alerta dos professores não se dá em função do tempo disponível para realizar o trabalho, mas sim com a tão conhecida "síndrome do estudante" que normalmente, deixa pra estudar para a prova na noite anterior à data marcada para a mesma acontecer, ou seja, procrastinação pura.

Eu ainda não comecei o meu trabalho.

No inicio, nos dá aquela sensação de alívio, pois tem-se a impressão que não há com o que se preocupar. Pelo menos naquele instante.No entanto, depois vem o tão famigerado, stress, preocupação,  angústia e a já tão conhecida correria, que não nos permite raciocinar direito, pensar com calma, para realizar um bom trabalho ou fazer o melhor e da melhor forma.

E vc, tem procrastinado muito ?

Um abraço e até o próximo post.

Gerencie seus documentos

A Microsoft tem investido bastante no seu produto de gerenciamento de conteúdo, o Microsoft Sharepoint. Além de concentrar investimentos para melhorar a ferramenta e aumentar sua participação no mercado, ela está disponibilizando um serviço que é no minimo interessante. Chama-se OfficeLive e é gratuito.

Por enquanto ainda está na versão beta, mas funciona bem. Basicamente, a Microsoft disponibiliza o Sharepoint de graça na Web, para você publicar, revisar, versionar e compartilhar seus documentos com equipes, amigos, etc., ou simplesmente para ter acesso de qualquer lugar aos mesmos.

O OfficeLive, permite visualizar arquivos do Word, Excel e Powerpoint, direto no browser. Permite ainda que você instale um plug-in no seu computador, para que você possa publicar e/ou recuperar documentos direto das ferramentas do Microsoft Office e para isso, basta estar conectado na Internet.

É um serviço muito interessante e não tem limitação de espaço, pelo menos por enquanto.

Darei mais detalhes no próximo post.

Um abraço e até lá.

Conhece a metodologia GTD ?

 

GTD, sigla de Getting Things Done, metodologia difundida pelo escritor e consultor americano, David Allen, em seu livro do mesmo nome, lançado inicialmente no brasil em 2001.

O GTD se baseia no princípio de que uma pessoa precisa tirar as tarefas de sua mente e registrá-las em algum lugar. Desta forma, a mente fica livre do trabalho de lembrar de tudo o que necesita ser feito e pode se concentrar em realmente executar essas tarefas.

Tem vários sites e blogs interessantes sobre metodologias de produtividade pessoal e que falam bastante sobre a metodologia GTD. Um dos bons exemplos que tenho acessado é o blog do Antonio Azevedo, dedicado a técnicas e ferramentas para produtividade pessoal.

Ainda na linha de produtividade pessoal, utilizo uma ferramenta totalmente gratuita, que é utilizada como página principal do Microsoft Outlook e ajuda a organizar bem a sua área de trabalho, chama-se Jello Dashboard. Basta clicar no link, fazer o download e utilizar.

Um abraço e até o próximo post.

Falando de Gestão

 

Infelizmente, no Brasil de hoje, nos acostumamos a ver e ouvir através da mídia, as coisas mais estapafurdias. A imprensa dá muita ênfase a cafetinas, às peripecias de artistas e jogadores de futebol, a crimes que embora hediondos, acontecem às centenas todos os dias e enfatiza-se somente aqueles que dão ibope, ou seja aumentam a audiência.

No meio de tanta coisa ruim e mediocre, tem um brasileiro que aparentemente pouca gente conhece, mas que tem feito muito pelo Brasil. Este brasileiro é o Prof. Vicente Falconi, fundador do INDG (Instituto de Desenvolvimento Gerencial) http://www.indg.com.br. Não tive a felicidade de conhecê-lo pessoalmente, quem me dera, mas tenho lido muito sobre os feitos desse consultor.    

Por exemplo, é mérito dele a transformação pela qual passou o estado de Minas Gerais, do governador Aécio  Neves, que saiu de deficit de de 2,4 bilhões de reais em 2003, para um superavit de 3,6 bilhões de reais em  2007, para investimentos no estado. Obviamente que sem o devido apoio do governador Aecio e sua equipe os resultados não poderiam ser alcançados, mas o mentor, o maestro dessa transformação, foi o Sr. Vicente Falconi. Em função dessa transformação, o governo de Minas Gerais, conseguiu empréstimo no Banco Mundial, sem ter que dar nenhuma garantia, fato inédito para qualquer governo estadual brasileiro.

Além dos tradicionais corte de custos, maximização e otimização de recursos, foi implantado no estado  a chamada "meritocracia", onde esão definidas metas a serem alcançadas e os  funcionários públicos do estado recebem bônus pelas metas alcançadas.

A iniciativa foi patrocinada por 10 empresários, encabeçados pelo empresário Jorge Gerdau. Esta mesma iniciativa está sendo implementada, pelo Prof. Vicente Falconi e sua equipe em vários outros estados brasileiros, com destaque para os resultados já alcançados pelo estado do Rio de Janeiro.

Esses sim, são brasileiros que deveriam estar constatemente sendo exaltados pela mídia em geral, mas infelizmente, o grande público sequer ouve falar de iniciativas como essa. O único veículo de comunicação onde tenho lido com certa frequência sobre os feitos do Prof. Vicente Falconi e sua equipe, é a revista EXAME, que apesar de ser um excelente revista, de conteúdo diferenciado e sério, não é lida pela grande massa.

Um abraço e até o próximo post.

Produtividade Pessoal 2

 

  Você também reclama da falta de tempo para estudar, colocar a leitura em dia, fazer exercicios, etc ?

Digo também porque não conheço praticamente ninguém que não sofra desse mal.

A falta de tempo ?? Não, a reclamação.

Via de regra, faz parte de nossa rotina diária reclamar e não tomar nenhuma ação ou iniciativa para mudar a situação. Ficamos esperando que as outras pessoas nos digam o que fazer e como fazer, porque assim podemos transferir a elas a responsabilidades pelas ações que são exclusivamente nossas.

Nimguém pode viver nossa vida.

Volto a citar os 2 empresários do post anterior, só para ficar nos mais conhecidos, que tem as mesmas 24 horas que nós e conseguem se organizar de maneira a realizar muitas atividades nas suas horas úteis. Para a maioria de nós é dificil perceber essa situação e tomar decisões para mudá-la. Dizem os especialistas que o que tem que ser feito é exatamente isso, tomar decisões.

Atualmente as frases que mais se ouvem são "Se eu tivesse tempo, faria mais coisas" e "Infelizmente, não tenho tempo". A maioria de nós, não que fazer nenhum sacrificio, ou ceder em nada do que fazemos, pois assim, podemos continuar a reclamar e sem mudar nada na rotina, afinal, todo mundo está na mesma situação, certo ?.

Via de regra, não queremos acordar uma hora mais cedo, para fazer uma atividade fisica porque dormir é melhor, mas vivemos reclamando que não temos tempo. Você irá se surpreender com o montante de pessoas que se levanta uma ou duas horas mais cedo para se exercitar, estudar, ler, etc. Mas, certamente, só irá perceber isso, quando tiver a mesma iniciativa, ou seja, acordar mais cedo para fazer alguma daquelas atividades que geralmente se diz não ter tempo para realizar.

Faça o teste. Nos primeiros dias, você vai sentir muita vontade de desistir, vai se sentir cansado, meio sonolento, mas se persistir, verá que os beneficios advindos dessa atitude serão muitos. Afetarão diretamente sua auto-estima e a visibilidade de que é possível rearranjar sua agenda para "ter mais tempo" para outras coisas. Você pode ainda, utilizar o horário da novela, se você assite, para uma leitura, atualização, estudar uma segunda lingua, enfim. Procure adaptar e utilizar sua agenda de acordo com suas prioridades.

Persistir, ter disciplina, é fundamental. Especialistas dizem que se você conseguir persistir e executar uma atividade por 16 semanas seguidas, ela se tornará um hábito e passará a fazer parte da sua rotina. Nesse ponto, você já não estará mais se esforçando para realizá-la

Bom, não vou me alongar muito nesse assunto, porque certamente você já deve ter lido ou ouvido  a respeito. O ponto é :

• Tomou alguma atitude para mudar a situação ?
• Por quanto tempo conseguiu dar sequência na mudança ?
• Listou os ganhos ou sua percepção de ganho com a mudança ?

O que estou falando aqui, não é nenhuma novidade, com certeza, pois toda e qualquer literatura de administração do tempo, fala praticamente as mesmas coisas. O que procuro fazer é incentivá-lo a tomar as decisões necessárias para mudar. Elas podem e devem ser tomadas aos poucos, para não causar rupturas, pois acredito que assim, torna-se mais fácil seguir com elas.

Aqui vai mais algumas dicas simples para ajudar na reorganização da sua agenda e da forma que você utiliza seu tempo.

• Divida as suas atividades diárias em blocos de tempo
• Procure dividí-las em blocos de no mínimo meia hora.
• Procure priorizar suas atividades, classificando-as de alguma forma. Quando se cria tarefas no Microsoft Outlook, ele utiliza o padrão "Baixa", "Normal" e "Alta", mas você pode utilizar qualquer outra forma de classificação que lhe pareça mais simples, como "A", "B" e "C".
• Procure dizer não, sempre que possível, para as atividades que estão fora da sua lista.
• Caso você tenha que inserir alguma atividade não prevista na lista, verifique se você pode excluir ou adiar uma das atividades que consta nela
• Procure estabelecer horário para leitura de e-mails, utilização do MSN, etc. Isso, vai ajudar bastante, além de diminuir a ansiedade que é causada a cada vez que chega uma nova mensagem. Via de regra, quando isso acontece, interrompe-se a atividade que se está fazendo para ver o e-mail que chegou.

Um abraço e até o próximo post.

Produtividade Pessoal

 

Acredito que todo mundo tem uma certa ansiedade com relação à sua produtividade diária, seja nas tarefas do trabalho, da escola ou em casa. Geralmente, a sensação que fica é a de que sobra atividade e falta tempo.

Sempre lí muito sobre técnicas de administração do tempo, organização, etc. Tenho vários livros sobre o assunto, já lí a opinião de vários especialistas, empresários, administradores, presidentes de empresas e percebí que cada um tem a sua forma particular de administrar suas tarefas diárias e fazer gestão da sua agenda, afinal, não somos iguais.

Tenho lido muita coisa boa sobre produtividade pessoal em blogs da web brasileira. Profissionais de altíssimo nível, que escrevem sobre o assunto com a maestria e o conhecimento de quem o domina.

Além das leituras, também já testei diversos softwares, alguns complicados, outros nem tanto e finalmente, cheguei a uma conclusão simples e óbiva :

• O problema não estava nos métodos utilizados ou mesmo nas ferramentas, o problema estava na minha pessoa. Na disciplina.

Costumo citar como exemplos, 2 empresarios de quem sou admirador :

Abilio Diniz do grupo Pão-de-Açucar e Antonio Ermirio de Morais, do grupo Votorantim.

O Sr. Antonio Ermirio, dirige um dos maiores grupos empresariais do país, escreve peças de teatro, escreve artigos para revistas e jornais, faz filantropia e ainda dirige um dos maiores hospitais da america latina, o beneficiência portuguesa.

O Sr. Abilio Diniz, além de administrar um dos maiores grupos varejistas da america latina, consegue tempo na agenda para fazer cerca de 3 horas de exercícios diários

Detalhe : O dia desses 2 empresários, tem as mesmas 24 horas que o meu, e eu certamente, não consigo fazer metade do que eles fazem no mesmo espaço de tempo. Porque ?

A diferença está em fatores simples, como :

• Disciplina,
• Organização e;
• Foco.

Sem isso, realmente parece ser impossível ser produtivo e o que nos resta é stress, frustração e a sensação constante de impotência e falta de tempo.

Comecei a adotar dicas simples, daquelas que vemos em todos os livros de gestão, que lí nos artigos na Web e nos blogs sobre produtividade pessoal, mas que achamos tão obvias que nunca as praticamos. São elas :

 

• Organizar o local de trabalho, estudo, ou onde que que você vá executar sua tarefa/atividade. Procurar deixar à mão e visível, somente aquilo que você irá utilizar nas atividades que irá executar. Isso faz com que você tenha o mínimo de desvio de atenção 
• Listar todas as atividades que compôem sua tarefa, ou seja, listar todoas as ações que você precisará executar
• Escrever de maneira sucinta, qual o objetivo da tarefa/atividade a ser executada. Isso te dá foco.
• Procurar executá-las sem interrupções, salvo, aquelas absolutamente necessárias. Desligue o telefone, o celular, feche sua ferramenta de e-mail, feche o browser, feche o MSN, pois todas essas ferramentas, são também ladrões de tempo e atenção, quando não são bem utilizadas.

Por hoje vou listar somente essas ações simples, pois acredito que se o processo não for aplicado gradativamente, você desistirá dele logo. Implementando o processo de maneira gradativa, certamente será mais fácil torná-lo um hábito e certamente com menos stress.

Nos próximos textos, procurarei mostrar como utilizar ferramentas tecnológicas que a maioria de nós tem a mão e utiliza pouquissimo seus recursos, como o Pacote Office da Microsoft e o próprio Windows Explorer.

Para reflexão peço que você procure fazer 2 exercicios bem simples :  

• Procure listar as atividades que você vai executar no seu dia, sem filtros. Procure listar todas. Ao final do dia, olhe a lista e veja quantas e quais delas foram executadas. Provavelmente você vai ficar com a sensação de não ter feito nada, embora tenha trabalhado mais de 8 horas, no seu dia.
• No outro dia, faça o inverso. Ao invés de listar no inicio do dia,ao final do expediente, procure listar tudo o que você fez. Talvez você fique com uma sensação ainda pior do que no exercicio anterior. E olha que não estou nem falando de tentar listar também o tempo gasto em cada uma das atividades/tarefas.

Um abraço e até o próximo post.