GTD

Outro dia li um comentário em um site que dizia:

"Não suporto usar GTD. Se for algo realmente importante, eu vou lembrar".

Tenho usado GTD nos últimos meses. Estou me adaptando. Na minha visão, o método e ótimo, como o método apresentado pelo Stephen Covey, o BSC pessoal e tantos outros. O mais difícil em qualquer dos métodos que se vá utilizar, com certeza é a disciplina.

Disciplina para escrever tudo para limpar a mente como explica David Allen no método GTD, priorizar as atividades, classificar as atividades por tipo, como recomenda o método do Stephen Covey, enfim. Sentimo-nos impelidos a executar, ao invés de planejar, priorizar e só depois executar. Afinal, ao inves de anotar que tenho que fazer uma ligação, porque não já pegar o telefone e fazê-la, certo?

Porque eu posso estar deixando de me concentrar em uma tarefa prioritária e de maior importaância, quando talvez a ligação pudesse esperar.

Todos os gurus de administração do tempo, avisam que adiquirir a disciplina é a parte mais dificil.

Brian Tracy propõe uma espécie de preparação psicológica, como por exemplo repetir várias vezes a frase "Eu gerencio bem o meu tempo". Segundo ele, precisamos antes de mais nada acreditarmos que queremos gerenciar bem nosso tempo. Ou ainda, ele recomenda que toda vez que voce perceber que está se "sabotando", ou seja, fugindo do seu objetivo principal para executar tarefas menos prioritárias e menos importantes, repetir para si mesmo várias vezes : "De volta para o trabalho".

Enfim, são vários os métodos e estratégias para conseguir administrar esse bem tão precioso que é o seu tempo. O importante é ter a consciência de que precisa e pode adiministrar melhor o tempo, para tirar maior proveito dele e consequentemente, viver melhor. Quanto aos métodos e estratégias, acho interessante ler a respeito, coletar e reunir informações e depois, adaptar o método ou estratégia à sua rotina, ao seu modo de vida.

Devem ser usados como guias e não como credos. Certamente são excelentes guias que podem ser adaptados, porque foram alvo de muita pesquisa e são métodos extensivamente testados e utilizados por milhares de pessoas em todo o mundo.

Vale a pena adotar um a adaptar ao seu padrão.

Um abraço e até o próximo post.

Technorati Marcas: Produtividade Pessoal,GTD,Tempo,Disciplina

Presente de Fim de Ano

 Aqui vai uma dica preciosa. Quem tem ou teve Palm, deve conhecer um dos melhores softwares para controle de tarefas, reuniões, etc. Este software é o Iambic Agendus. Acredito, que é o mais próximo que se tem do Outlook, no Palm ou no Pocket PC.

Estou usando um Pocket PC, o HTC TyTn II. A duas semanas atrás, resolvi comprar o Agendus para gerenciar meus compromissos no celular. Entrei no site e na hora de fechar a compra, desisti. Ai veio a minha surpresa. Uma janela pop-up me alertava para naão desistir, pois se eu comprasse um produto em um dos parceiros do site, ganharia o software de graça. Pensei...talvez valha a pena checar isso.

Verifiquei a lista de parceiros e dentre eles estava o site www.estacaodovinho.com.br. Como sou um apreciador de vinhos, resolvi testar a promoção.

O software custa U$ 25,00, ou cerca de R$ 60,00. A regra era que tinha que comprar pelo menos R$ 60,00, pagar no cartão de crédito e não cancelar a compra antes do vencimento da fatura. Comprei 2 garrafas de vinho, no valor de R$ 84,00 e logo em seguida recebi um e-mail com endereço para download do software e com o número de série para ativação. Achei uma excelente idéia de cross selling (Venda Cruzada). Comprei 2 garrafas de bom vinho e ganhei o software que eu queria.

Dica de ouro para se presentear no fim do ano.

Um abraço e até o próximo post.

Procrastinação

"Deixar pra amanhã, o que se pode fazer hoje"

 

Essa é a definição mais "popular" de procrastinação, embora muita gente não saiba da ligação entre o termo e a frase.

Procrastinar é o ato de protelar ou adiar as atividades/tarefas que temos para executar. Quem nunca procrastinou ou não procrastina, que atire a primeira pedra.

Procrastinar é exatamente o que estou fazendo a cerca de 18 meses. Desde que comecei meu MBA, meus professores começaram a alertar aos alunos que a melhor estratégia com relação ao trabalhao de conclusão do curso era começar a fazer o quanto antes, pois, embora pareça muito tempo, 1 ano após o término do curso, vai ficar apertado. Na verdade o alerta dos professores não se dá em função do tempo disponível para realizar o trabalho, mas sim com a tão conhecida "síndrome do estudante" que normalmente, deixa pra estudar para a prova na noite anterior à data marcada para a mesma acontecer, ou seja, procrastinação pura.

Eu ainda não comecei o meu trabalho.

No inicio, nos dá aquela sensação de alívio, pois tem-se a impressão que não há com o que se preocupar. Pelo menos naquele instante.No entanto, depois vem o tão famigerado, stress, preocupação,  angústia e a já tão conhecida correria, que não nos permite raciocinar direito, pensar com calma, para realizar um bom trabalho ou fazer o melhor e da melhor forma.

E vc, tem procrastinado muito ?

Um abraço e até o próximo post.

Conhece a metodologia GTD ?

 

GTD, sigla de Getting Things Done, metodologia difundida pelo escritor e consultor americano, David Allen, em seu livro do mesmo nome, lançado inicialmente no brasil em 2001.

O GTD se baseia no princípio de que uma pessoa precisa tirar as tarefas de sua mente e registrá-las em algum lugar. Desta forma, a mente fica livre do trabalho de lembrar de tudo o que necesita ser feito e pode se concentrar em realmente executar essas tarefas.

Tem vários sites e blogs interessantes sobre metodologias de produtividade pessoal e que falam bastante sobre a metodologia GTD. Um dos bons exemplos que tenho acessado é o blog do Antonio Azevedo, dedicado a técnicas e ferramentas para produtividade pessoal.

Ainda na linha de produtividade pessoal, utilizo uma ferramenta totalmente gratuita, que é utilizada como página principal do Microsoft Outlook e ajuda a organizar bem a sua área de trabalho, chama-se Jello Dashboard. Basta clicar no link, fazer o download e utilizar.

Um abraço e até o próximo post.

Produtividade Pessoal 2

 

  Você também reclama da falta de tempo para estudar, colocar a leitura em dia, fazer exercicios, etc ?

Digo também porque não conheço praticamente ninguém que não sofra desse mal.

A falta de tempo ?? Não, a reclamação.

Via de regra, faz parte de nossa rotina diária reclamar e não tomar nenhuma ação ou iniciativa para mudar a situação. Ficamos esperando que as outras pessoas nos digam o que fazer e como fazer, porque assim podemos transferir a elas a responsabilidades pelas ações que são exclusivamente nossas.

Nimguém pode viver nossa vida.

Volto a citar os 2 empresários do post anterior, só para ficar nos mais conhecidos, que tem as mesmas 24 horas que nós e conseguem se organizar de maneira a realizar muitas atividades nas suas horas úteis. Para a maioria de nós é dificil perceber essa situação e tomar decisões para mudá-la. Dizem os especialistas que o que tem que ser feito é exatamente isso, tomar decisões.

Atualmente as frases que mais se ouvem são "Se eu tivesse tempo, faria mais coisas" e "Infelizmente, não tenho tempo". A maioria de nós, não que fazer nenhum sacrificio, ou ceder em nada do que fazemos, pois assim, podemos continuar a reclamar e sem mudar nada na rotina, afinal, todo mundo está na mesma situação, certo ?.

Via de regra, não queremos acordar uma hora mais cedo, para fazer uma atividade fisica porque dormir é melhor, mas vivemos reclamando que não temos tempo. Você irá se surpreender com o montante de pessoas que se levanta uma ou duas horas mais cedo para se exercitar, estudar, ler, etc. Mas, certamente, só irá perceber isso, quando tiver a mesma iniciativa, ou seja, acordar mais cedo para fazer alguma daquelas atividades que geralmente se diz não ter tempo para realizar.

Faça o teste. Nos primeiros dias, você vai sentir muita vontade de desistir, vai se sentir cansado, meio sonolento, mas se persistir, verá que os beneficios advindos dessa atitude serão muitos. Afetarão diretamente sua auto-estima e a visibilidade de que é possível rearranjar sua agenda para "ter mais tempo" para outras coisas. Você pode ainda, utilizar o horário da novela, se você assite, para uma leitura, atualização, estudar uma segunda lingua, enfim. Procure adaptar e utilizar sua agenda de acordo com suas prioridades.

Persistir, ter disciplina, é fundamental. Especialistas dizem que se você conseguir persistir e executar uma atividade por 16 semanas seguidas, ela se tornará um hábito e passará a fazer parte da sua rotina. Nesse ponto, você já não estará mais se esforçando para realizá-la

Bom, não vou me alongar muito nesse assunto, porque certamente você já deve ter lido ou ouvido  a respeito. O ponto é :

• Tomou alguma atitude para mudar a situação ?
• Por quanto tempo conseguiu dar sequência na mudança ?
• Listou os ganhos ou sua percepção de ganho com a mudança ?

O que estou falando aqui, não é nenhuma novidade, com certeza, pois toda e qualquer literatura de administração do tempo, fala praticamente as mesmas coisas. O que procuro fazer é incentivá-lo a tomar as decisões necessárias para mudar. Elas podem e devem ser tomadas aos poucos, para não causar rupturas, pois acredito que assim, torna-se mais fácil seguir com elas.

Aqui vai mais algumas dicas simples para ajudar na reorganização da sua agenda e da forma que você utiliza seu tempo.

• Divida as suas atividades diárias em blocos de tempo
• Procure dividí-las em blocos de no mínimo meia hora.
• Procure priorizar suas atividades, classificando-as de alguma forma. Quando se cria tarefas no Microsoft Outlook, ele utiliza o padrão "Baixa", "Normal" e "Alta", mas você pode utilizar qualquer outra forma de classificação que lhe pareça mais simples, como "A", "B" e "C".
• Procure dizer não, sempre que possível, para as atividades que estão fora da sua lista.
• Caso você tenha que inserir alguma atividade não prevista na lista, verifique se você pode excluir ou adiar uma das atividades que consta nela
• Procure estabelecer horário para leitura de e-mails, utilização do MSN, etc. Isso, vai ajudar bastante, além de diminuir a ansiedade que é causada a cada vez que chega uma nova mensagem. Via de regra, quando isso acontece, interrompe-se a atividade que se está fazendo para ver o e-mail que chegou.

Um abraço e até o próximo post.

Produtividade Pessoal

 

Acredito que todo mundo tem uma certa ansiedade com relação à sua produtividade diária, seja nas tarefas do trabalho, da escola ou em casa. Geralmente, a sensação que fica é a de que sobra atividade e falta tempo.

Sempre lí muito sobre técnicas de administração do tempo, organização, etc. Tenho vários livros sobre o assunto, já lí a opinião de vários especialistas, empresários, administradores, presidentes de empresas e percebí que cada um tem a sua forma particular de administrar suas tarefas diárias e fazer gestão da sua agenda, afinal, não somos iguais.

Tenho lido muita coisa boa sobre produtividade pessoal em blogs da web brasileira. Profissionais de altíssimo nível, que escrevem sobre o assunto com a maestria e o conhecimento de quem o domina.

Além das leituras, também já testei diversos softwares, alguns complicados, outros nem tanto e finalmente, cheguei a uma conclusão simples e óbiva :

• O problema não estava nos métodos utilizados ou mesmo nas ferramentas, o problema estava na minha pessoa. Na disciplina.

Costumo citar como exemplos, 2 empresarios de quem sou admirador :

Abilio Diniz do grupo Pão-de-Açucar e Antonio Ermirio de Morais, do grupo Votorantim.

O Sr. Antonio Ermirio, dirige um dos maiores grupos empresariais do país, escreve peças de teatro, escreve artigos para revistas e jornais, faz filantropia e ainda dirige um dos maiores hospitais da america latina, o beneficiência portuguesa.

O Sr. Abilio Diniz, além de administrar um dos maiores grupos varejistas da america latina, consegue tempo na agenda para fazer cerca de 3 horas de exercícios diários

Detalhe : O dia desses 2 empresários, tem as mesmas 24 horas que o meu, e eu certamente, não consigo fazer metade do que eles fazem no mesmo espaço de tempo. Porque ?

A diferença está em fatores simples, como :

• Disciplina,
• Organização e;
• Foco.

Sem isso, realmente parece ser impossível ser produtivo e o que nos resta é stress, frustração e a sensação constante de impotência e falta de tempo.

Comecei a adotar dicas simples, daquelas que vemos em todos os livros de gestão, que lí nos artigos na Web e nos blogs sobre produtividade pessoal, mas que achamos tão obvias que nunca as praticamos. São elas :

 

• Organizar o local de trabalho, estudo, ou onde que que você vá executar sua tarefa/atividade. Procurar deixar à mão e visível, somente aquilo que você irá utilizar nas atividades que irá executar. Isso faz com que você tenha o mínimo de desvio de atenção 
• Listar todas as atividades que compôem sua tarefa, ou seja, listar todoas as ações que você precisará executar
• Escrever de maneira sucinta, qual o objetivo da tarefa/atividade a ser executada. Isso te dá foco.
• Procurar executá-las sem interrupções, salvo, aquelas absolutamente necessárias. Desligue o telefone, o celular, feche sua ferramenta de e-mail, feche o browser, feche o MSN, pois todas essas ferramentas, são também ladrões de tempo e atenção, quando não são bem utilizadas.

Por hoje vou listar somente essas ações simples, pois acredito que se o processo não for aplicado gradativamente, você desistirá dele logo. Implementando o processo de maneira gradativa, certamente será mais fácil torná-lo um hábito e certamente com menos stress.

Nos próximos textos, procurarei mostrar como utilizar ferramentas tecnológicas que a maioria de nós tem a mão e utiliza pouquissimo seus recursos, como o Pacote Office da Microsoft e o próprio Windows Explorer.

Para reflexão peço que você procure fazer 2 exercicios bem simples :  

• Procure listar as atividades que você vai executar no seu dia, sem filtros. Procure listar todas. Ao final do dia, olhe a lista e veja quantas e quais delas foram executadas. Provavelmente você vai ficar com a sensação de não ter feito nada, embora tenha trabalhado mais de 8 horas, no seu dia.
• No outro dia, faça o inverso. Ao invés de listar no inicio do dia,ao final do expediente, procure listar tudo o que você fez. Talvez você fique com uma sensação ainda pior do que no exercicio anterior. E olha que não estou nem falando de tentar listar também o tempo gasto em cada uma das atividades/tarefas.

Um abraço e até o próximo post.