Produtividade Pessoal

 

Acredito que todo mundo tem uma certa ansiedade com relação à sua produtividade diária, seja nas tarefas do trabalho, da escola ou em casa. Geralmente, a sensação que fica é a de que sobra atividade e falta tempo.

Sempre lí muito sobre técnicas de administração do tempo, organização, etc. Tenho vários livros sobre o assunto, já lí a opinião de vários especialistas, empresários, administradores, presidentes de empresas e percebí que cada um tem a sua forma particular de administrar suas tarefas diárias e fazer gestão da sua agenda, afinal, não somos iguais.

Tenho lido muita coisa boa sobre produtividade pessoal em blogs da web brasileira. Profissionais de altíssimo nível, que escrevem sobre o assunto com a maestria e o conhecimento de quem o domina.

Além das leituras, também já testei diversos softwares, alguns complicados, outros nem tanto e finalmente, cheguei a uma conclusão simples e óbiva :

• O problema não estava nos métodos utilizados ou mesmo nas ferramentas, o problema estava na minha pessoa. Na disciplina.

Costumo citar como exemplos, 2 empresarios de quem sou admirador :

Abilio Diniz do grupo Pão-de-Açucar e Antonio Ermirio de Morais, do grupo Votorantim.

O Sr. Antonio Ermirio, dirige um dos maiores grupos empresariais do país, escreve peças de teatro, escreve artigos para revistas e jornais, faz filantropia e ainda dirige um dos maiores hospitais da america latina, o beneficiência portuguesa.

O Sr. Abilio Diniz, além de administrar um dos maiores grupos varejistas da america latina, consegue tempo na agenda para fazer cerca de 3 horas de exercícios diários

Detalhe : O dia desses 2 empresários, tem as mesmas 24 horas que o meu, e eu certamente, não consigo fazer metade do que eles fazem no mesmo espaço de tempo. Porque ?

A diferença está em fatores simples, como :

• Disciplina,
• Organização e;
• Foco.

Sem isso, realmente parece ser impossível ser produtivo e o que nos resta é stress, frustração e a sensação constante de impotência e falta de tempo.

Comecei a adotar dicas simples, daquelas que vemos em todos os livros de gestão, que lí nos artigos na Web e nos blogs sobre produtividade pessoal, mas que achamos tão obvias que nunca as praticamos. São elas :

 

• Organizar o local de trabalho, estudo, ou onde que que você vá executar sua tarefa/atividade. Procurar deixar à mão e visível, somente aquilo que você irá utilizar nas atividades que irá executar. Isso faz com que você tenha o mínimo de desvio de atenção 
• Listar todas as atividades que compôem sua tarefa, ou seja, listar todoas as ações que você precisará executar
• Escrever de maneira sucinta, qual o objetivo da tarefa/atividade a ser executada. Isso te dá foco.
• Procurar executá-las sem interrupções, salvo, aquelas absolutamente necessárias. Desligue o telefone, o celular, feche sua ferramenta de e-mail, feche o browser, feche o MSN, pois todas essas ferramentas, são também ladrões de tempo e atenção, quando não são bem utilizadas.

Por hoje vou listar somente essas ações simples, pois acredito que se o processo não for aplicado gradativamente, você desistirá dele logo. Implementando o processo de maneira gradativa, certamente será mais fácil torná-lo um hábito e certamente com menos stress.

Nos próximos textos, procurarei mostrar como utilizar ferramentas tecnológicas que a maioria de nós tem a mão e utiliza pouquissimo seus recursos, como o Pacote Office da Microsoft e o próprio Windows Explorer.

Para reflexão peço que você procure fazer 2 exercicios bem simples :  

• Procure listar as atividades que você vai executar no seu dia, sem filtros. Procure listar todas. Ao final do dia, olhe a lista e veja quantas e quais delas foram executadas. Provavelmente você vai ficar com a sensação de não ter feito nada, embora tenha trabalhado mais de 8 horas, no seu dia.
• No outro dia, faça o inverso. Ao invés de listar no inicio do dia,ao final do expediente, procure listar tudo o que você fez. Talvez você fique com uma sensação ainda pior do que no exercicio anterior. E olha que não estou nem falando de tentar listar também o tempo gasto em cada uma das atividades/tarefas.

Um abraço e até o próximo post.